Obowiązek niszczenia dokumentów wpisany jest w działalność każdej firmy. Jednak kluczowy jest moment, w którym trafiają one do niszczarki. Przepisy są pod tym względem rygorystyczne, ale niejednorodne. Sprawdź, kiedy zgodnie z prawem należy usunąć dane lub zniszczyć dokumenty!
Większość dokumentów firmowych przechowuje się przez okres wskazany w odrębnych ustawach lub rozporządzeniach. Dla każdego rodzaju akt może być on inny – dla dokumentów księgowych wynosi 5 lat, podczas gdy teczki osobowe pracowników trzeba archiwizować 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Niektóre rodzaje dokumentacji, takie jak np. notatki ze spotkań służbowych czy maile niezawierające istotnych informacji, nie wymagają przechowywania. Można je zniszczyć wtedy, gdy nie są już potrzebne w toku bieżącej pracy.
W kontekście archiwizacji dokumentów obowiązuje zasada minimalizmu. Przedsiębiorcy powinni gromadzić tylko niezbędne akta, a ich niszczenie oraz utylizacja sprzętu elektronicznego (za pomocą którego przechowywane są dokumenty cyfrowe), muszą nastąpić bez zbędnej zwłoki.
Przez jaki okres można przechowywać dane?
Gromadzenie i przechowywanie danych albo wynika z obowiązujących przepisów, albo wymaga zgody osoby, której dane dotyczą. W pierwszym przypadku informacje należy usunąć po upływie określonego czasu, natomiast w drugim – gdy właściciel danych wycofa zgodę na ich dalsze przetwarzanie. Z tą sytuacją coraz częściej można spotkać się w e-commerce, ale też bankowości elektronicznej bądź nawet aplikacjach mających na celu monitorowanie stanu zdrowia.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty i usuwać dane?
Niszczenie dokumentów papierowych musi odbywać się przy pomocy specjalnych urządzeń, które zgodnie z normą ISO/IEC 21964 posiadają oznaczenie minimum P-4. Jest to klasa, w której można niszczyć dane osobowe, jednak jeśli dysponujesz aktami zawierającymi innego rodzaju informacje chronione, musisz wyposażyć się w jeszcze bardziej zaawansowany technologicznie sprzęt. Alternatywą jest współpraca z firmą zewnętrzną. Utylizacja dokumentów – cena za kg ustalana jest indywidualnie, w zależności od ilości i częstotliwości odbioru przedawnionych akt.
Firma outsourcingowa oferuje też niszczenie produktów i opakowań, dzięki czemu możesz pozbyć się tego, co niepotrzebne. Pamiętaj jednak, że utylizacja tego rodzaju rzeczy może nastąpić w dowolnym momencie, natomiast w przypadku dokumentów zawierających dane chronione trzeba zachować znacznie większą ostrożność.
